4 passos para uma boa gestão de insumos no laboratório

Para que um laboratório de medicina diagnóstica funcione perfeitamente é preciso que todas as áreas estejam integradas e se relacionem de maneira complementar, correto?

Sim, este é o cenário perfeito!Porém, no dia a dia, nem sempre é assim que funciona a gestão de insumos no laboratório.

Quando falamos exclusivamente do setor de compra e do gerenciamento de insumos essa realidade pode se tornar mais distante. Afinal, em muitos casos, a gestão é feita por meio do “controle visual de prateleira”, que consiste no gerenciamento manual dos itens armazenados.

Como na prática estamos falando de um universo com cerca de 500 a 600 produtos que giram mensalmente dentro da estrutura de um laboratório de análises clínicas, a chance de erro é grande.

Correr o risco de comprometer a eficácia da gestão laboratorial por conta de um pedido feito errado e que acarrete na falta de um determinado modelo de seringa, luva ou de kits para realização de exames não é a melhor escolha.

Por isso, veja três passos importantes para otimizar a gestão do laboratório de análises clínicas e garantir o controle de estoque adequado.

1. Gerencie o estoque mínimo

Muitos laboratórios já trabalham com sistemas automatizados para a gestão de controle de insumos, o que é uma grande facilidade no dia a dia, ajuda na otimização dos processos e na diminuição da margem de erro. Porém, muitos ainda fazem esse controle manualmente.

Neste caso, a maneira mais eficiente de garantir que não falte nenhum produto na “prateleira” é trabalhar com o estoque mínimo. Você pode treinar sua equipe para criar planilhas e organizar corretamente a entrada e saída de produtos, fazendo um rígido controle dos números de lotes e vencimentos e adotando padrões para o aviso de necessidade de compra. Por exemplo, quando restar apenas duas caixas de luvas tamanho G é preciso fazer um novo pedido.  

2. Controle por código de barras

A utilização de um leitor de código de barras é uma medida simples e com um custo benefício muito vantajoso. Ele substitui o controle manual de entrada e saída de produtos, auxilia na gestão do estoque mínimo e diminui a margem de erros. Vale a pena considerar a adoção dessa tecnologia para facilitar o controle dos insumos.

3. Alinhe o prazo de entrega com o fornecedor

Para não correr o risco de ficar sem suprimentos e comprometer a qualidade de atendimento do seu laboratório é importante contar com um fornecedor que trabalhe com um prazo regular e programado de entrega. Ao saber que esse parceiro sempre cumpre a mesma quantidade de dias para fazer a entrega fica mais fácil planejar a compra.

Sendo assim, se o fornecedor levar cinco dias para entregar, faça o pedido com sete dias de antecedência. Dessa forma, você evita possíveis falhas na gestão de insumos.

4. Estabeleça um relacionamento de confiança com o parceiro

Outra vantagem de estabelecer um relacionamento sólido e de confiança com o fornecedor de insumos é que durante o contato com o call center, a atendente tem todo o histórico de compras da sua empresa. Com isso, ela consegue ajudá-lo a controlar se está fazendo uma aquisição fora do habitual ou esquecendo de comprar algum item, já que faz mais de X meses que ele foi adquirido.

Um parceiro que ajude a controlar o estoque do seu laboratório está preocupado também com a gestão financeira do negócio. Afinal, estoque acumulado é sinônimo de dinheiro parado.