5 itens que precisam ser analisados na compra de material para laboratório

 

O pedido foi feito para o setor de compras, mas o mesmo não levou em consideração algumas especificações técnicas para a aquisição dos materiais de laboratório e vieram itens errados.

Antes de resolver o problema é preciso, primeiramente, entender o papel da área de compras em um laboratório de análises clínicas.

Esse setor é responsável pelos pedidos de equipamentos e materiais de laboratório. É papel de compras realizar as operações com a maior eficiência e assertividade possível, garantindo a melhor relação entre preço, qualidade, prazo e condições de pagamento.

Para reduzir minimamente as aquisições erradas, cabe ao setor manter atualizado o catálogo de produtos relacionados ao processo produtivo, bem como eliminar as redundâncias de itens.

Na parte de gestão de pedidos, a área deve entender todo o escopo do que está sendo solicitado e conferir com o responsável caso haja dúvidas. Faz parte desse processo:

• Analisar corretamente o pedido
• Aprovar com o solicitante
• Gerar a ordem de compra
• Acompanhar a entrega
• Conferir os itens entregues

Sem erros

Entretanto, mesmo seguindo esses passos, a área de compras pode ter problemas com os pedidos de equipamentos para laboratório, ainda mais se eles surgirem em período de alta demanda e necessitar de prazos curtos para serem entregues.

Para não correr risco disso acontecer, é preciso colocar em prática algumas medidas:

Veja a seguir um checklist para ajudá-lo a não ter falhas neste processo:

#1. Organize-se. A necessidade de catalogação de produtos que são recorrentemente solicitados, bem como entender as necessidades da área técnica e manter os processos alinhados, evitam retrabalhos e problemas com compras desnecessárias ao negócio.

#2. Entenda os pedidos feitos. É muito importante que a área de compras tenha um diálogo com os outros departamentos, pois isso evita mal-entendidos no momento da aquisição. Portanto, procure entender com a área técnica a demanda de cada item. Isso vai fazer a diferença no controle final.

#3. Verificar a precificação e gastos. É extremamente necessário que a área de compras entenda os valores e gastos. Isso auxiliará na análise de manter ou não em estoque produtos que possuem maior saída, sem que isso dê prejuízos ao estabelecimento.

#4. Ter fornecedores de confiança. Também é papel de compras analisar os fornecedores, dizendo quais serão mais eficientes quanto ao prazo de entrega e em caso de pedidos incorretos, se terão a flexibilidade e agilidade para reparar o problema em parceria com o setor da organização.

#5. Utilizar tecnologias para aprimorar os processos. O uso de sistemas que ajudem a área de compras a catalogar, restaurar a base de dados, controlar pedidos e estruturar processos e fornecedores é imprescindível. Por meio de softwares, ela conseguirá controlar todos os ativos, entender a ordem de compra e reduzir erros e tempo.

Considere esse checklist no processo de compra de insumos e evite prejuízos e falhas no gerenciamento dos materiais de laboratório. Não se esqueça que a parceria com um fornecedor de confiança e que conheça a demanda do seu laboratório faz toda a diferença para a qualidade do resultado final.