A importância da Integração de Equipes no Laboratório de Análises Clínicas

Não é raro encontrar falhas na gestão de suprimentos de um laboratório de análises clínicas porque a área técnica esqueceu de passar o pedido para o setor administrativo, por exemplo. Com o dia a dia atribulado e a função “automática” acionada, muitas vezes, isso acaba ocorrendo e gerando custos desnecessários.

O problema se agrava ainda mais quando o laboratório possui várias unidades. Para que esse contratempo não aconteça, o cenário ideal é que seja definido um elo comum de comunicação entre as áreass e revisto alguns processos internos.

Em busca da solução

Neste caso, um bom sistema para laboratório de análises clínicas é fundamental. Ao concentrar as informações em uma única plataforma, a chance de cometer erros manuais diminui consideravelmente e a gestão pode ser feita com mais controle e precisão.

Mas mesmo assim, o fator humano necessita de um realinhamento e da definição de algumas regras para a padronização dos pedidos, a fim de evitar falhas que comprometam a eficiência operacional.

Para fazer o cálculo adequado da quantidade correta de insumos a comprar é importante:

# Identificar o volume de suprimentos de cada unidade

Para não correr o risco de fazer pedidos errados, dimensione os produtos que saem mais e o que tem menor giro. A melhor maneira de obter esse dado é por meio do inventário anual. Não esqueça de considerar os períodos de sazonalidades que ocorrem durante o ano e provocam aumento ou diminuição de realização de determinados exames.

# Direcionar um profissional para ser o elo entre os setores

Eleja um responsável para fazer a supervisão dos pedidos realizados X real necessidade do laboratório. Esse profissional deve fazer uma revisão dos pedidos e alinhar com o estoque primário e secundário. É importante que seja feito um filtro nas informações para que não tenham erros.  

# Organizar os pedidos internamente

Oriente a equipe a fazer cálculos para chegar ao valor ideal de insumos para o período. É comum que o raciocínio seja: faço 100 exames por dia e solicitei 100 kits, então está OK. Não, não é assim que deve funcionar. Deve-se levar em consideração que os exames podem ser repetidos por uma série de motivos ou ainda o fator sazonalidade como já falamos.

# Investir no relacionamento com o fornecedor

A medida que você amadurece o relacionamento com o fornecedor de suprimentos, ele se torna um parceiro estratégico para ajudá-lo a controlar o estoque e a gestão de compra. Isso porque a empresa passa a ter o histórico de consumo do seu laboratório e faz uma venda consultiva. Com isso, a atendente pode alertar se um determinado item deve ser adquirido mesmo na quantidade solicitada ou se não está no momento de fazer a compra do produto X, já que pela análise da sua demanda já faz mais de dois meses que a última compra foi feita.

# Fazer controles periódicos

Para que não ocorram falhas no gerenciamento de insumos, principalmente quando se trata de um laboratório com várias unidades, a implementação de controle periódicos do estoque é uma alternativa eficaz.

Se o seu laboratório passa por dificuldades no processo de comunicação interno entre as áreas, coloque em prática os itens acima para organizar o fluxo de pedidos e gerenciar o estoque adequadamente.