Conheça os benefícios de um sistema de laboratório de análise clínica

 

Automatizar o controle do almoxarifado é a maneira mais assertiva para evitar falhas de comunicação interna, garantir que não faltem insumos no dia a dia do atendimento laboratorial e nem que ocorram prejuízos financeiros. Afinal, estoque parado é dinheiro perdido.

O modelo ideal é contar com um sistema de controle de estoque que seja integrado ao ERP (sistema de gestão empresarial, em inglês Enterprise Resource Planning). Dessa forma, assim que a área de compras faz um pedido, o software principal atualiza toda a cadeia com a informação e mantém o almoxarifado atualizado sobre a gestão dos insumos, facilitando .

No dia a dia

Boa parte dos laboratórios de medicina diagnóstica utiliza o LIS (sistema de informação para laboratório) para gerenciar o fluxo de informações e rotinas internas. Esse software é responsável por monitorar todos os processos, desde o momento que o cliente preenche a ficha na recepção, passando pelo rastreamento das amostras até a emissão do laudo e faturamento das cobranças.

Entretanto, é comum encontrar estabelecimentos que usem o LIS para gerenciar apenas a área técnica e concentrem a gestão administrativa em outro software como os destinados para o controle de contas a pagar e a receber, por exemplo.

É nesse cenário que podem surgir problemas, por conta da duplicação de informações e da necessidade de interfaceamento.

Integração dos sistemas

O modelo ideal é adotar o uso de um único programa que atenda a todas as necessidades internas. Além de ter um custo benefício mais vantajoso na aquisição, a utilização de módulos de um mesmo sistema de laboratório de análises clínicas agiliza o processo de implementação e incentiva a adesão por parte dos funcionários, já que eles precisam se concentrar em alimentar um único software.

Confira outros benefícios:

1. Gestão do estoque: controle de entrada e saída de insumos

Ao utilizar um software de gestão de estoque, o profissional do laboratório cadastra no sistema todas as informações do novo lote, como por exemplo a quantidade e data de validade. Com essas informações, o próprio sistema passa a gerenciar os vencimentos e avisar quais materiais devem ser utilizados primeiro.

Outra importante vantagem do uso de um sistema de gestão de estoque para laboratórios é a possibilidade de controlar os níveis mínimo e máximo de produtos no almoxarifado. Dessa forma, o programa gera um alerta quando a quantidade chegar aos números extremos, o que facilita o processo de compra de novos materiais. Além disso, com os avisos enviados pelo software, o laboratório consegue analisar se a quantidade de estoque disponível é suficiente para a realização dos exames previstos na próxima semana, por exemplo. Essa informação é importante evitar o armazenamento em excesso dos materiais para laboratório e gastos desnecessários.

2. Soroteca

Para facilitar a gestão do armazenamento, pesquisa e descarte das amostras de exames de urina ou sangue que precisam ser guardados por um determinado período para futuras análises, o recomendado é utilizar um software de gerenciamento de soroteca. Esse sistema facilita o controle das amostras e evita transtornos aos pacientes, como a refação dos procedimentos.

3. Gerenciamento integrado e liberação do fluxo de caixa

Além de evitar desperdícios e gastos excessivos, um sistema de laboratório de análise clínica bem estruturado é essencial para apoiar a gestão empresarial. Se aliado ao módulo financeiro e administrativo, por exemplo, permite o gerenciamento de notas a pagar, emissão de notas fiscais, compra de novos produtos e monitoramento de entrada e saída de todos os itens, o que gera mais economia.

O programa de gestão também facilita o gerenciamentos dos fornecedores de insumos no mesmo sistema, e assim, fica mais fácil saber os últimos pedidos que  foram feitos, prazo para pagamento e entrega.

4. Mais segurança aos clientes

O laboratório que preocupa-se em manter o estoque atualizado trabalha com materiais dentro do prazo de validade, o que agrega qualidade  ao processo, gera mais segurança aos clientes e aumenta  a confiança no estabelecimento.

5. Diminuição de custo e aumento da rentabilidade

Ter o controle preciso do estoque é um passo importante  para aumentar a  rentabilidade do laboratório e reduzir gastos. Ao saber exatamente a quantidade de insumos que possui e conhecer o giro de cada produto, você pode, por exemplo, negociar o prazo de entrega e de pagamento com o fornecedor, diminuindo, dessa forma, o volume de estoque, evitando o desperdício e ainda melhorando o fluxo de caixa.

Investir na modernização tecnológica do laboratório de medicina diagnóstica gera mais credibilidade ao atendimento, otimiza a gestão da rotina empresarial e ainda diminui as chances de falha humana.