Otimize o uso do sistema para laboratório de análises clínicas

 

Mensalmente, inúmeros itens entre tubos de coleta, luvas, agulhas, seringas, kits para exame e etc, giram no almoxarifado de um laboratório de análises clínicas.

Caso qualquer um desses componentes falte no dia a dia, os clientes ficam impossibilitados de realizarem os exames e, certamente, o laboratório terá uma crise de imagem e credibilidade para gerenciar, além de perder rentabilidade

Controle automatizado

É por isso que controlar sistematicamente a gestão de insumos é fundamental. Para evitar falhas, o ideal é utilizar um software para controlar o estoque do almoxarifado, que esteja integrado com o ERP da empresa.

Dessa forma, é possível ter uma visão única do negócio, gerenciar o pedido de compras e o estoque adequadamente, controlando a entrada e saída de itens sem falhas.

Por exemplo, ao acessar o sistema, a área de compra consegue visualizar o  estoque disponível e fazer o planejamento de aquisição com base nas informações do sistema. Com isso, fica mais fácil definir quais itens devem ser repostos e qual a periodicidade ideal para fazer essa reposição. Isso evita que o estoque fique parado, o que encarece a estrutura, gera perdas financeiras e potencializa a chance de uso de lotes vencidos.

Da mesma forma, o financeiro passa a ter controle de todas as notas fiscais que devem ser pagas dentro do mês, facilitando o processo no dia a dia ao evitar  atrasos e multas por falta de pagamento.

No mercado, existem empresas que desenvolvem soluções de TI para a gestão de insumos especificamente para atender as necessidades dos laboratórios de medicina diagnóstica.

Entretanto, ao automatizar a gestão do almoxarifado é necessário manter o sistema atualizado e estimular os funcionários a utilizá-lo. Além disso, outro ponto de extrema importância é incentivar a troca de informações entre as equipes técnicas e administrativas.

Envolva a equipe

Inicialmente, pode ser que a equipe apresente resistência em adotar o uso de um sistema para laboratório de análises clínicas. Afinal, cada um já desenvolveu seu método próprio de controle e quebrar esse paradigma não é tão simples.

Diante disso, vale a pena investir em capacitação e disseminar informações internas. Uma dica para envolver os funcionários e tornar mais simples a aceitação do novo método de trabalho é convocá-los para uma reunião e explicar os benefícios que terão em sua rotina com o uso de um software.

Feito isso, realize treinamentos para que todos aprendam a utilizar o sistema corretamente.

É hora também de deixar claro as funções e responsabilidade de cada área dentro do laboratório e reforçar a importância da sinergia entre elas para evitar falhas e aumentar a produtividade. A boa comunicação interna é essencial para o funcionamento saudável de toda a cadeia de insumos.  

Quando usar o gerenciamento manual?

Caso ainda não seja viável investir em um programa para laboratório de análises clínicas, a melhor saída é aprimorar o uso da planilha de Excel. Vale criar um rígido controle de entrada e saída de insumos, o que facilita o gerenciamento do fluxo de cada item. Neste caso, manter a troca de informações e o alinhamento entre as equipes também é fundamental.

Apostar apenas no controle visual é uma solução arriscada, que funciona para alguns produtos, mas pode comprometer o abastecimento de outros.

Não esqueça: o não planejamento no controle dos insumos leva, automaticamente, à falta de produtos para a realização de exames, o que acarreta em perdas financeiras e uma séria de transtornos operacionais.