10 medidas para o controle de qualidade laboratorial

 

Os erros em pedidos de compras de materiais laboratoriais, além de prejudicarem o andamento da rotina no laboratório de análises clínicas, comprometem o controle de qualidade laboratorial.

Para evitar erros e possíveis complicações com órgãos regulamentadores como, veja a seguir 10 medidas para uma gestão de insumos adequada e que dê mais poder ao setor de compras.

1. Conheça sua demanda

Parece básico, não é? Mas muitos laboratórios não têm conhecimento dos produtos que são comprados. Uma alternativa para aumentar o controle é classificar os produtos pela curva ABC. Este método de gestão ajuda a definir os itens de maior, média e baixa importância, permitindo calcular a representatividade de cada um no seu estoque. A medida é essencial para ajudar no controle assertivo e entender melhor o fluxo do estoque.

2. Entenda o comportamento da sua demanda

Nessa etapa é importante identificar o tipo de necessidade do seu laboratório. Se é uma demanda que varia muito ou se é linear, estável ou sazonal, por exemplo. A partir dessa informação, você define as regras de estoque e pontos de operação do sistema de materiais.

Por exemplo, se você tem um material com uma demanda constante (como luva de procedimento ou tubo de coleta de sangue) fica mais fácil definir com precisão a quantidade de estoque que precisa ter. Isso porque é possível mensurar o gasto mensal e a quantidade necessária para atender os clientes.

Agora quando se trata de um material que não tem um giro constante é preciso definir a melhor maneira de fazer as compras. Um fornecedor que atue em parceria com seu laboratório pode ajudá-lo nesse ponto.

3. Classifique os potenciais fornecedores para cada tipo de material

Embora descentralizar as compras com vários fornecedores traga uma enorme complexidade de gestão, você deve fazer um mapeamento de mercado e saber o que cada empresa pode lhe oferecer de útil. Por isso, é importante identificar a qualidade dos materiais que trabalha, confiabilidade da entrega, preço, condição de pagamento, amplitude do portifólio e etc. Só assim você estará preparado para tomar uma decisão certa e não ficar na mão.

4. Defina a estrutura ideal

Para fazer a gestão adequada de produtos laboratoriais e se manter em regularidade com as normas do setor é necessário destinar pessoas para cada função. Por isso, faça o mapeamento de quantos profissionais vai necessitar para que a operação seja um sucesso.

5. Busque relações de parcerias

Do ponto de vista dos fornecedores, a partir do momento que eles entendem a demanda do cliente, conseguem proporcionar melhores condições de preços e pagamentos. Se o parceiro identificar que você tem uma demanda estável no laboratório, ele vai apresentar uma solução para diminuir o estoque, ter menos custo de armazenamento e logística e garantindo o faturamento saudável.

6. Garantia de qualidade

Outra vantagem de estabelecer uma sólida parceria com o fornecedor é que no dia a dia você consegue fazer um rígido controle de qualidade dos produtos que está comprando.

7. Condições de armazenamento e segurança

Além disso, é possível controlar os prazos de validade e já no recebimento dos materiais realizar a inspeção do produto e devolver para o fornecedor na mesma hora, se for o caso, o que aumenta a segurança de não ter perda de material.

8. Controle FIFO

Do inglês (first in first out), esse método de controle é eficiente para garantir que o primeiro produto que entra também será o primeiro a sair. Por exemplo, se você compra 10 caixas de um material e a primeira delas fica armazenada embaixo é possível que esses insumos tenham o prazo de validade vencido antes dos demais.

9. Rígido controle do estoque

A melhor maneira de fazer uma gestão de estoque de sucesso é monitorando o giro dos materiais e trabalhando com o estoque mínimo. Para isso, você deve conhecer os produtos e demanda do seu laboratório de análises clínicas.

10. Gestão eficiente

Todos esses passos resultam numa gestão mais eficiente, com aumento de rentabilidade ao negócio.

Para colocar em prática essas medidas é preciso investir em capacitação da equipe e transferir esses valores para os funcionários. Por isso, invista em treinamentos e aumente o controle de qualidade do laboratório de análises clínicas.