Controle de inventário: reduza custos com o desperdício de materiais de laboratório

A gestão de insumos no laboratório, normalmente, pode ser dividida em dois importantes momentos: solicitação do usuário interno para a compra do suprimento e pedido de compra ao fornecedor, certo?

Parece simples, mas na prática pode ser um pouco mais complicado.

Isso porque no dia a dia da gestão de laboratório de análises clínicas são inúmeros os itens de materiais de laboratório que precisam de controle e isso requer uma dedicação e cuidado especial por parte do almoxarifado, principalmente.

Por  exemplo,  se  a equipe técnica informou ao almoxarifado que precisa de 1000 tubos de coleta de sangue, 2000 luvas do tamanho M e 500 kits de coleta de urina por mês, este vai seguir a orientação e realizar os pedidos mensalmente. No entanto, existe o fator sazonalidade dentro de laboratório. Dependendo da época do ano, o volume de exames pode aumentar muito ou diminuir consideravelmente e nem sempre esse dado é repassado internamente.

Sem um controle preciso e inteligente (baseado no intercâmbio de informações internas), é possível que, ao realizar o inventário anual, seja observado um estoque exagerado de produtos ou até materiais com o prazo de validade vencido.

Evite falhas na gestão do inventário

Para ter um controle de qualidade no inventário deve-se adotar algumas medidas como, por exemplo, padronizar a realização do inventário de entrada e saída de suprimentos de tempo em tempo.

Uma maneira de facilitar esse processo é estabelecer um período trimestral para fazer o controle. A prática pode ser mais simples do que a feita no inventário anual, mas é essencial para eliminar desperdícios de insumo e excesso (ou falta) de estoque.

Conheça sua demanda

Outra medida que pode ajudar muito no gerenciamento do inventário é conhecer a demanda do seu laboratório. Ao organizar a demanda e entender a necessidade de compra de cada departamento, é possível, por exemplo, estabelecer um volume mínimo de compra para cada produto e evitar que ocorram falhas ou excessos de itens.

O ideal é criar uma metodologia para definir situações de atenção e orientar a equipe para gerar um alerta quando restarem no almoxarifado, por exemplo, apenas duas caixas de tubos de coleta. A aplicação de metodologia no dia a dia é fundamental para padronizar e evitar erros.

Somente ao fazer um rígido controle interno na gestão de insumos é que você vai identificar em que áreas ou procedimentos está ocorrendo desperdício de suprimentos.

A verdade é que a tecnologia aliada aos processos organizacionais constrói uma combinação perfeita para evitar falhas no gerenciamento de estoques, perdas financeiras e otimização da gestão do inventário.

Contar com a parceria de um fornecedor que o ajude na elaboração de pedidos e que trabalhe com prazos de entrega e condições de pagamentos alinhados  com a realidade do seu laboratório também é um diferencial importante para ter um controle mais preciso de toda a situação.