Gestão laboratorial: 6 dicas para facilitar o controle do almoxarifado

 

Para reduzir as despesas administrativas, cada vez mais, os laboratórios de análises clínicas estão buscando alternativas para diminuir os custos. Por conta disso, as equipes internas estão mais enxutas e, de certa forma, acumulando tarefas.

No caso do almoxarifado, por exemplo, tornou-se um desafio fazer a gestão dos materiais de laboratório de forma que nenhum erro aconteça no processo e comprometa a realização dos exames.

Pensando em facilitar o controle dos insumos laboratoriais, listamos seis dicas para que você possa aplicar no departamento e obter melhores resultados.

# 1 – Aprimore o controle de entrada e saída dos itens

Caso você utilize um sistema manual, como o Excel, para fazer o gerenciamento do estoque, vale criar um rígido controle de entrada e saída de insumos, o que facilita o gerenciamento do fluxo de cada item. Neste caso, manter a troca de informações e o alinhamento entre as equipes também é fundamental.

 

# 2 – Realize inventários com mais frequência

 

Adote como padrão fazer o inventário de entrada e saída de suprimentos de tempo em tempo. Para facilitar, você pode estabelecer um período trimestral para fazer o controle. A prática pode ser mais simples do que a feita no inventário anual, mas é essencial para eliminar desperdícios de insumo e excesso (ou falta) de estoque.

 

# 3 – Elimine a prática do controle visual

 

Um hábito da equipe de almoxarifado é controlar os itens do estoque visualmente. Ou seja, ao olhar para as prateleiras, os profissionais conseguem mensurar os materiais que precisam de novos pedidos e os que ainda estão disponíveis por mais um tempo. Porém, essa prática é extremamente arriscada. Ela pode funcionar para alguns produtos, mas pode comprometer o abastecimento de outros.

Ao estar de acordo com esse método, você está ignorando a importância de um planejamento eficiente de compras. E com isso, o baixo controle dos insumos leva, automaticamente, à falta de produtos para a realização de exames, o que acarreta em perdas financeiras e uma série de transtornos operacionais.

# 4 –  Gerencie o processo

 

Antes da área técnica entregar o pedido para o setor de compras, oriente um profissional para fazer um filtro e certificar-se de que o pedido está realmente de acordo. Pode ser que a solicitação tenha duplicidade de itens, que podem estar armazenados no armário da área técnica, por exemplo.

 

# 5 – Prepare relatórios

 

Mesmo que você tenha um software excelente, existe a possibilidade de ter erros no processo se o pedido não estiver correto. Por isso, ao preparar relatórios, você tem a segurança de ter mais pessoas gerenciando o processo e evitando falhas.

 

# 6 – Invista no relacionamento com o fornecedor

 

A relação saudável com o fornecedor de suprimentos é fundamental para apoiar na gestão laboratorial de estoque e no controle de pedidos. Quando você tem uma parceria com a empresa, você sabe já sabe qual é o prazo de entrega dela e isso ajuda no planejamento de demanda. Além disso, ao ligar para fazer uma compra, o call center tem o histórico dos seus últimos pedidos e pode orientá-lo e até questionar se está mesmo na hora de repor tal item ou se não é o momento de efetuar a compra do produto X também.

O fornecedor consegue fazer isso porque conhece sua demanda e, dessa forma, exerce uma venda consultiva em prol do melhor custo benefício ao laboratório.

 

Implemente as boas práticas de laboratório na sua rotina e torne o processo de gerenciamento dos insumos mais preciso e assertivo.